Mențiuni ONRC contabili: cum gestionezi dosarele pentru mai mulți clienți
Dacă ții contabilitatea pentru zeci de firme, mențiunile ONRC apar constant în activitatea curentă: schimbări de sediu, recodificarea CAEN la Rev. 3, majorări de capital social, numiri de administratori. Provocarea nu este de obicei completarea unui singur formular, ci volumul — mai multe firme, termene diferite, documente care trebuie pregătite corect din prima încercare, plus o întrebare pe care puțini contabili o clarifică din timp: cine are, de fapt, dreptul să semneze și să depună cererea la Registrul Comerțului în numele clientului. Acest ghid explică, punctual, cum poți organiza gestionarea mențiunilor ONRC pentru un portofoliu de clienți, ce spune legea despre reprezentare și unde poți economisi timp la partea de documentație.
Pe scurt
Un contabil poate pregăti documentația necesară pentru o mențiune ONRC a unui client — hotărâri, decizii, formulare — dar semnarea și depunerea cererii la Registrul Comerțului rămân, conform Legii nr. 265/2022, în sarcina reprezentantului legal al firmei, a unei persoane cu procură specială sau generală în formă autentică (notarială), a unui avocat cu împuternicire avocațială sau a unui salariat împuternicit al firmei. Legea nu include, ca atare, categoria „contabil” printre persoanele care pot fi împuternicite direct pentru acest scop, iar acest aspect a fost confirmat public în disputa dintre CECCAR și UNBR din 2025. Pentru un portofoliu mare de clienți, eficiența vine din trei direcții: clarificarea modului de reprezentare pentru fiecare client, standardizarea documentelor generate și urmărirea centralizată a termenelor (în special recodificarea CAEN Rev. 3, cu termen 25 martie 2027).
Mențiuni ONRC contabili: ce este o mențiune ONRC și când intervine contabilul
O mențiune ONRC este orice modificare a datelor unei firme înregistrate la Registrul Comerțului — sediu social, administrator, capital social, obiect de activitate (coduri CAEN), asociați sau puncte de lucru — care trebuie înregistrată printr-o cerere depusă la oficiul registrului comerțului competent. Certificatul constatator al firmei reflectă aceste date, motiv pentru care orice mențiune nesoluționată apare ca discrepanță între realitatea firmei și informația publică din Registrul Comerțului.
Contabilul intră în contact cu mențiunile ONRC în situații recurente, printre care:
- recodificarea codurilor CAEN de la Rev. 2 la Rev. 3, obligatorie pentru toate firmele înregistrate, cu termen legal 25 martie 2027 (prelungit de la 25 septembrie 2026; termenul inițial conform HG nr. 284/2025);
- schimbarea sediului social, de multe ori corelată cu reînnoirea contractului de comodat sau închiriere;
- majorarea sau reducerea capitalului social, frecvent discutată cu clientul la închiderea de an fiscal;
- numirea sau revocarea unui administrator;
- deschiderea sau închiderea unui punct de lucru;
- cesiuni de părți sociale între asociați.
În toate aceste cazuri, contabilul are de regulă informația economică (bilanț, evidența activelor, structura capitalului) necesară pentru a pregăti dosarul, dar nu are automat și calitatea juridică de a-l depune în numele clientului la ONRC.
Poate un contabil să depună mențiuni ONRC pentru un client?
Răspunsul scurt: nu, doar în baza calității de contabil. Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului definește la art. 3 pct. 5 lit. e) cine este „împuternicit” să semneze și/sau să depună cereri la registrul comerțului în numele unei persoane fizice sau juridice: consilierul juridic salariat al firmei, avocatul cu împuternicire avocațială, persoana împuternicită cu procură specială sau generală în formă autentică (adică notarială), sau alte persoane salariate ale firmei, împuternicite pentru depunerea de cereri sau ridicarea de documente.
Profesia de contabil sau expert contabil nu apare, ca atare, în această listă. Subiectul a devenit public în 2025, când Corpul Experților Contabili și al Contabililor Autorizați din România (CECCAR) a adoptat Hotărârea nr. 25/801 din 30.01.2025, prin care propunea un model de împuternicire pentru experții contabili în relația cu oficiile registrului comerțului. Uniunea Națională a Barourilor din România (UNBR) a contestat public această poziție, printr-un comunicat din 6 februarie 2025, arătând că un asemenea model de împuternicire nu are bază legală în Legea nr. 265/2022, întrucât legea limitează în mod expres categoriile de persoane care pot fi împuternicite. La data redactării acestui articol (iulie 2026), nu am identificat o modificare legislativă ulterioară care să tranșeze definitiv acest subiect — poziția UNBR rămâne cea mai recentă luare de poziție publică pe acest subiect, iar recomandarea prudentă este ca un contabil să nu depună cereri de mențiuni în baza unei simple împuterniciri emise de client sau de o organizație profesională, ci să folosească una dintre variantele recunoscute expres de lege.
Cine poate semna și depune o cerere de mențiuni la ONRC
| Categorie | Poate semna/depune cererea? | Bază legală / sursă |
|---|---|---|
| Administratorul sau reprezentantul legal al firmei | Da | Legea nr. 265/2022 |
| Avocat cu împuternicire avocațială | Da | Art. 3 pct. 5 lit. e, Legea nr. 265/2022 |
| Persoană cu procură specială sau generală, formă autentică (notarială) | Da | Art. 3 pct. 5 lit. e, Legea nr. 265/2022 |
| Salariat al firmei, împuternicit expres pentru depunere | Da | Art. 3 pct. 5 lit. e, Legea nr. 265/2022 |
| Consilier juridic salariat al firmei | Da | Art. 3 pct. 5 lit. e, Legea nr. 265/2022 |
| Contabil / expert contabil, fără procură notarială sau altă calitate de mai sus | Nu, conform poziției UNBR — subiect contestat de CECCAR | Comunicate CECCAR (05.02.2025) și UNBR (06.02.2025) |
În practică, pentru un contabil care gestionează mențiuni pentru mai mulți clienți, există trei variante funcționale: clientul (administratorul) semnează și depune personal cererea, pe baza dosarului pregătit de contabil; clientul dă contabilului o procură specială sau generală, în formă autentică, la notar; sau dosarul este gestionat împreună cu un avocat colaborator, care depune cererea în baza împuternicirii avocațiale.
Cum organizezi eficient mențiunile ONRC pentru un portofoliu de clienți
- Centralizează portofoliul și tipurile de mențiuni recurente. Pentru fiecare client, notează ce mențiuni sunt de așteptat în perioada următoare — cea mai presantă, pentru majoritatea firmelor, este recodificarea CAEN Rev. 3, cu termen 25 martie 2027.
- Stabilește din timp modul de reprezentare pentru fiecare client. Clarifică dacă administratorul semnează personal, dacă există deja o procură notarială valabilă sau dacă dosarul va fi depus printr-un avocat colaborator. Această decizie ar trebui luată o singură dată per client, nu repetată la fiecare mențiune.
- Pregătește documentația standardizat. Hotărârile AGA, deciziile de asociat unic, actele constitutive actualizate și formularele tip (Anexa 2, 2b sau 4, după caz) urmează structuri similare de la un client la altul — un flux repetabil reduce erorile și timpul de completare.
- Depune dosarul. Depunerea se poate face la ghișeul oficiului registrului comerțului, prin poștă/curier, sau electronic prin portalul de servicii online al ONRC (MyPortal ONRC), caz în care cererea trebuie semnată cu semnătură electronică calificată.
- Urmărește soluționarea și arhivează rezultatul. Soluționarea unei cereri de mențiuni durează, în mod uzual, 3-5 zile lucrătoare, iar rezolvarea se publică în Buletinul Electronic al Registrului Comerțului (BERC). După soluționare, actualizează în evidența internă certificatul constatator al fiecărui client.
Documentele necesare, în funcție de tipul mențiunii
| Tip mențiune | Formular ONRC | Documente principale | Notă privind costul |
|---|---|---|---|
| Recodificare CAEN Rev. 2 → Rev. 3 | Anexa 2 (SRL) / Anexa 2b (PFA, II, IF) | Cererea de mențiuni cu noile coduri CAEN | Gratuită dacă este doar recodificare, fără schimbarea obiectului de activitate |
| Schimbare sediu social | Anexa 2 | Hotărâre AGA/decizie asociat unic, dovada dreptului de folosință asupra spațiului, act constitutiv actualizat | Taxe standard ONRC |
| Numire/revocare administrator | Anexa 2 | Hotărâre de numire sau revocare, act de identitate, specimen de semnătură | Taxe standard ONRC |
| Majorare/reducere capital social | Anexa 2 | Hotărâre AGA, raportul administratorului, dovada vărsământului (extras cont) | Taxe standard ONRC |
| Deschidere/închidere punct de lucru | Anexa 2 / Anexa 3 | Hotărâre, dovada dreptului de folosință a spațiului | Taxe standard ONRC |
Această listă are caracter orientativ. Pentru fiecare caz concret, ONRC poate solicita documente suplimentare, în funcție de situația specifică a firmei (asociat unic vs. mai mulți asociați, tip de spațiu, istoric al firmei).
Cum te ajută generarea automată a documentelor când ai zeci de clienți
Partea consumatoare de timp pentru un contabil care gestionează mai mulți clienți nu este, de regulă, cunoașterea procedurii, ci completarea repetitivă a acelorași tipuri de documente — hotărâri, decizii, acte constitutive actualizate — pentru firme diferite. staging.getdoc.ro este un serviciu privat care generează aceste documente în format editabil, pe baza datelor introduse sau extrase dintr-un certificat constatator încărcat, pentru a reduce completarea manuală repetitivă.
Pentru contabili și consultanți cu mai mulți clienți, planurile Plus și Business includ gestionarea centralizată a firmelor client în același cont și un număr mai mare (sau nelimitat, la planul Business) de dosare generate lunar, față de plata per dosar disponibilă în varianta ocazională. Este important de precizat: staging.getdoc.ro generează documentele, dar nu depune dosarul la ONRC și nu oferă consultanță juridică — semnarea și depunerea rămân responsabilitatea reprezentantului legal al firmei sau a persoanei împuternicite conform variantelor descrise mai sus.
Dacă gestionezi și recodificarea CAEN Rev. 3 pentru clienți, poți folosi instrumentul gratuit de conversie a codurilor CAEN pentru a identifica rapid corespondența Rev. 2 → Rev. 3 înainte de a genera documentele de mențiuni.
Greșeli frecvente când gestionezi mențiuni ONRC pentru mai mulți clienți
- Presupunerea că o „împuternicire de contabil” este suficientă pentru depunere. Așa cum arată secțiunea de mai sus, legea nu recunoaște explicit această categorie — situația se clarifică fie printr-o procură notarială, fie prin semnătura administratorului.
- Termene ratate la nivel de portofoliu. Cu zeci de clienți, un termen legal precum recodificarea CAEN Rev. 3 poate trece neobservat dacă nu este urmărit centralizat, per client.
- Documente incomplete sau neactualizate, care duc la solicitări de completare din partea ONRC și prelungesc soluționarea dosarului.
- Lipsa unei arhive centralizate a certificatelor constatatoare actualizate pentru fiecare client, ceea ce complică verificările ulterioare (ex. pentru dosare de licitație sau credit bancar).
Întrebări frecvente
Poate un contabil să depună o cerere de mențiuni ONRC pentru un client, fără procură notarială? Nu, în baza calității de contabil, singur. Legea nr. 265/2022 recunoaște ca persoane împuternicite doar consilierul juridic salariat, avocatul cu împuternicire avocațială, persoana cu procură specială/generală în formă autentică sau salariatul împuternicit al firmei.
Ce tip de procură trebuie să aibă un contabil pentru a depune acte la ONRC? O procură specială sau generală, în formă autentică — adică autentificată la notar. O simplă împuternicire emisă de client, fără formă autentică, nu corespunde definiției legale de „împuternicit” din Legea nr. 265/2022.
Cine poate semna o cerere de mențiuni ONRC în locul administratorului? Un avocat cu împuternicire avocațială, o persoană cu procură notarială specială/generală sau un salariat al firmei împuternicit expres pentru această activitate.
Este obligatorie semnătura electronică calificată pentru depunerea online la ONRC? Da. Cererile transmise electronic, prin portalul de servicii online al ONRC (MyPortal ONRC), trebuie semnate cu semnătură electronică calificată.
Cât durează soluționarea unei cereri de mențiuni ONRC? De regulă, 3-5 zile lucrătoare, iar rezultatul se publică în Buletinul Electronic al Registrului Comerțului (BERC).
Cum gestionez recodificarea CAEN Rev. 3 pentru mai mulți clienți simultan? Verifică termenul legal (25 martie 2027), centralizează codurile CAEN actuale ale fiecărui client, folosește tabelul de corespondență Rev. 2 → Rev. 3 și pregătește cererile de mențiuni pe rând, urmărind care client are deja procură validă și care necesită semnătura directă a administratorului.
Limitări și precizări importante
Acest articol are scop informativ și nu înlocuiește o consultanță juridică sau fiscală personalizată, mai ales în privința modului de reprezentare a clienților la ONRC — o zonă în care există, la data redactării (iulie 2026), o dispută profesională nesoluționată definitiv între CECCAR și UNBR. Recomandăm ca fiecare cabinet contabil să verifice, de la caz la caz, forma corectă de împuternicire, eventual împreună cu un avocat sau notar. Termenele și procedurile descrise sunt cele comunicate public de ONRC și instituțiile relevante la data redactării și pot fi actualizate ulterior.
staging.getdoc.ro este un serviciu privat care facilitează generarea documentelor necesare pentru mențiuni ONRC — nu este o platformă oficială și nu are afiliere cu ONRC. Certificatul constatator și actele finale sunt emise exclusiv de Oficiul Național al Registrului Comerțului.
Resurse conexe
Dacă ai nevoie rapid de certificatul constatator actualizat pentru un client, după ce dosarul de mențiuni a fost soluționat, îl poți obține online, fără cont, prin constatatordigital.ro.
Pentru pregătirea documentelor de recodificare CAEN Rev. 3 la mai mulți clienți simultan, poți genera direct documentele necesare sau poți consulta ghidul dedicat conversiei CAEN Rev. 2 → Rev. 3.
